文件材料準(zhǔn)備
在開標(biāo)前，應(yīng)準(zhǔn)備一系列文件材料，以備開標(biāo)時之用。這些文件材料主要包括在招標(biāo)階段、投標(biāo)階段所形成的文件材料和開標(biāo)階段、評標(biāo)階段以及定標(biāo)階段需要使用的文件材料。由于招標(biāo)采購過程是以法定方式和程序進(jìn)行的，其中各個階段所使用的文件材料都應(yīng)該便于查閱和使用，因而所有的文件資料都必須以書面形式準(zhǔn)備并提供。根據(jù)開標(biāo)需要，應(yīng)準(zhǔn)備以下幾類文件資料：
招標(biāo)階段所形成的文件材料。在招標(biāo)階段，由于要編制、發(fā)售招標(biāo)文件等，在這些項(xiàng)工作進(jìn)行過程中，會形成與招標(biāo)采購有關(guān)的一系列文件、材料等書面資料，而這些資料在開標(biāo)、評標(biāo)過程中將要被用到，因此在開標(biāo)前有必要對這些文件、材料進(jìn)行整理、歸集，形成招標(biāo)文件資料。一般來說，根據(jù)招標(biāo)階段的幾個工作環(huán)節(jié)，招標(biāo)文件材料主要有：招標(biāo)文件編制過程中所形成的資料和招標(biāo)文件發(fā)售過程中所形成的文件材料。其中，招標(biāo)文件編制過程中所形成的文件材料主要包括采購人委托項(xiàng)目時所提交的與項(xiàng)目有關(guān)的資料，招標(biāo)采購機(jī)構(gòu)在組織項(xiàng)目實(shí)施前所編制的采購方案和所歸集的項(xiàng)目資料，在編制招標(biāo)文件時對項(xiàng)目的分析論證資料，招標(biāo)文件底稿以及正式的招標(biāo)文件。招標(biāo)文件發(fā)售過程中所形成的文件資料，主要包括招標(biāo)公告信息發(fā)布資料，響應(yīng)招標(biāo)項(xiàng)目的供應(yīng)商信息，供應(yīng)商提交的資格證明文件材料，對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查時的書面記錄及其相關(guān)資料，經(jīng)審查資格合格的供應(yīng)商名單和資格不合格供應(yīng)商名單及其理由說明和文件證明材料，資格審查工作底稿，招標(biāo)文件發(fā)售記錄，組織供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場勘察及對項(xiàng)目解釋答疑記錄，供應(yīng)商對招標(biāo)文件有關(guān)內(nèi)容提出的書面詢問，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)因?qū)φ袠?biāo)文件進(jìn)行修改、澄清、補(bǔ)正所形成的補(bǔ)充招標(biāo)文件等。值得注意的是，有關(guān)招標(biāo)文件的發(fā)售記錄，尤其是購買了招標(biāo)文件的供應(yīng)商名單要在一定范圍內(nèi)和一定時期內(nèi)相對保密，以防有可能參與投標(biāo)的供應(yīng)商信息泄露。
投標(biāo)階段所形成的文件材料。招標(biāo)階段之后，所要進(jìn)行的是投標(biāo)，即投標(biāo)供應(yīng)商編制投標(biāo)文件并向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)遞交投標(biāo)文件。在這個過程中，由于投標(biāo)供應(yīng)商對招標(biāo)文件的有關(guān)內(nèi)容有疑問而需要向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)提出書面詢問，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)要對詢問的有關(guān)內(nèi)容作出書面答復(fù)；投標(biāo)供應(yīng)商要向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)遞交投標(biāo)文件、交納投標(biāo)保證金，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)要接收投標(biāo)文件并向投標(biāo)供應(yīng)商出具簽收證明等，這些工作，都需要有書面的文字記載，而這些書面的文字記載集中起來，就形成了投標(biāo)階段的文件材料。招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在開標(biāo)前，必須注意收集這些文件材料，并進(jìn)行歸集整理，以備開標(biāo)時之用。在這些文件材料中，最重要的就是投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件時的記錄，供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件時的簽名，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在接收投標(biāo)文件時的書面記錄、向投標(biāo)供應(yīng)商出具的簽收投標(biāo)文件的證明、收取投標(biāo)保證金的收據(jù)等。值得注意的是，在投標(biāo)階段，有關(guān)投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件的資料、記錄等信息，應(yīng)在一定范圍內(nèi)和一定時期內(nèi)相對保密，尤其是要對供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件要妥為保管，以防投標(biāo)文件遺失或者投標(biāo)信息泄露。開標(biāo)所需要的文件材料。開標(biāo)，有地方和機(jī)構(gòu)稱其為開標(biāo)儀式，有些也稱其為開標(biāo)大會或開標(biāo)會，不論叫什么，其形式都是按照招標(biāo)文件的規(guī)定，以一種會議的方式公開舉行，其程序都是法定的。在開標(biāo)時，要公開宣讀投標(biāo)人的投標(biāo)報價以及投標(biāo)文件中的有關(guān)內(nèi)容，宣布一些注意事項(xiàng)，并對評標(biāo)、定標(biāo)作出安排。在這個過程中，需要使用一些書面的、格式化的文件材料，這些文件材料都必須在開標(biāo)前制作、準(zhǔn)備完備。根據(jù)開標(biāo)需要，這些書面、格式化的文件材料主要有：開標(biāo)會場紀(jì)律，開標(biāo)議程，監(jiān)督人員和工作人員以及參加開標(biāo)的領(lǐng)導(dǎo)和來賓以及其它有關(guān)人員名單，開標(biāo)儀式主持詞，工作人員職責(zé)及注意事項(xiàng)，投標(biāo)人注意事項(xiàng)等；如有領(lǐng)導(dǎo)參加并需要領(lǐng)導(dǎo)講話，則還應(yīng)為出席會議并講話的領(lǐng)導(dǎo)草擬準(zhǔn)備講話稿；如有監(jiān)督人員或者監(jiān)證人員參加，則還應(yīng)提前為他們準(zhǔn)備監(jiān)督或監(jiān)證時所使用的相關(guān)文件材料。另外，還需要提前準(zhǔn)備開標(biāo)前到會人員的簽到冊，并為與會人員準(zhǔn)備必要的書面文件、材料等。
評標(biāo)過程所需要的文件材料。評標(biāo)是在開標(biāo)結(jié)束后進(jìn)行的，一般情況下，開標(biāo)結(jié)束之后，接著就要進(jìn)行評標(biāo)，開標(biāo)與評標(biāo)的兩個階段之間沒有時間間隔，因此在開標(biāo)前就要把評標(biāo)時所需要的文件材料準(zhǔn)備完備，以備評標(biāo)之用。根據(jù)評標(biāo)需要，評標(biāo)需要使用的文件材料主要有：評標(biāo)工作安排，評標(biāo)程序，評標(biāo)工作紀(jì)律，評標(biāo)注意事項(xiàng)，評委會工作職責(zé)，評標(biāo)辦法、評分標(biāo)準(zhǔn)、評分表格等，其中最主要的就是評標(biāo)辦法和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)表，這些文件材料已經(jīng)載入了招標(biāo)文件的，則不必另行準(zhǔn)備；如果沒有在招標(biāo)文件中載入，則要另行準(zhǔn)備并向評委會提供。有些地方、有些機(jī)構(gòu)還要求評委會成員在評標(biāo)前要簽署廉政承諾書，如有必要，就應(yīng)該在開標(biāo)前把承諾書格式準(zhǔn)備齊備，在評標(biāo)開始前提供給評委會，要求評委會成員簽訂。
定標(biāo)過程所需的文件材料。評標(biāo)結(jié)束之后，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)則要根據(jù)評標(biāo)委員會提交的評標(biāo)結(jié)果報告以及評委會推薦的預(yù)中標(biāo)人確定中標(biāo)人。一般情況下，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在定標(biāo)時，應(yīng)依照《政府采購法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》和有關(guān)法律、法規(guī)，并根據(jù)項(xiàng)目招標(biāo)文件關(guān)于定標(biāo)條款的規(guī)定，確定中標(biāo)人。定標(biāo)時所需要的文件材料主要是定標(biāo)原則和定標(biāo)依據(jù)等，這些文件材料一般也在招標(biāo)文件中事先已經(jīng)載明，但有些在招標(biāo)文件只是原則性規(guī)定，如有必要，應(yīng)在開標(biāo)前將其細(xì)化，制定出具體的細(xì)則。在有些地方，規(guī)定招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)將評委會的評標(biāo)結(jié)果報告提交給采購人，由采購人根據(jù)評標(biāo)結(jié)果報告確定中標(biāo)人；還有些地方，規(guī)定由采購人委托評標(biāo)委員會直接確定中標(biāo)人，或者委托招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)根據(jù)評委會的評標(biāo)結(jié)果報告直接確定中標(biāo)人，不論采用哪一種方式，都必須在開標(biāo)前將定標(biāo)所需的文件材料準(zhǔn)備齊備。（上）
組建評標(biāo)委員會。評標(biāo)，一般是在開標(biāo)之后進(jìn)行的，評委會也是開標(biāo)之后在評標(biāo)時開展工作。但一般情況下，在開標(biāo)結(jié)束之后就要直接進(jìn)入評標(biāo)階段，開標(biāo)與評標(biāo)兩個階段之間一般不留間隔時間，因此就要在開標(biāo)前將評委會組建完成。按照《招標(biāo)投標(biāo)法》、《政府采購法》、《政府采購評審專家管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章以及相關(guān)規(guī)范性文件規(guī)定，評標(biāo)委員會一般由五人以上的單數(shù)組成，其成員包括采購人的代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)方面的專家，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)方面的專家人數(shù)不少于評委會成員總數(shù)的三分之二。評委會中的專家應(yīng)來源于政府采購監(jiān)督管理部門管理的專家?guī)欤唧w由采購人和招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)的代表于開標(biāo)前（一般在開標(biāo)前半天或者一天）在專家?guī)熘须S機(jī)抽取，抽取專家時應(yīng)在監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督下進(jìn)行。專家抽取以后，應(yīng)通知到專家本人，如被抽取的專家不能參加評標(biāo)，則應(yīng)在專家?guī)熘许樠映槿。ɑ蛘咴诘谝淮纬槿r可留有余地，屆時可以遞補(bǔ)）。專家抽取以后，應(yīng)通知采購人，由采購人確定其單位代表進(jìn)入評委會，采購人單位代表進(jìn)入評委會的成員人數(shù)應(yīng)不超過評委會成員總數(shù)的三分之一，同時還要嚴(yán)格限制采購人代表參加開標(biāo)儀式并參加評標(biāo)的人數(shù)，并規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)辦人和前期制定項(xiàng)目實(shí)施方案的人不得進(jìn)入評委會。有的地方針對采購人在評標(biāo)過程中有可能導(dǎo)致意向性評標(biāo)、進(jìn)而影響其它評委或者人為干擾評標(biāo)的現(xiàn)象，已經(jīng)在試行采購人代表不進(jìn)入評標(biāo)委員會的做法，實(shí)踐表明這對避免評標(biāo)過程中的人為因素干擾已經(jīng)取得了很好的效果。值得注意的是，在評標(biāo)委員會組建以后，特別是評委會名單確定以后應(yīng)在評標(biāo)結(jié)束前相對保密，不得泄露評委會成員特別是專家的有關(guān)情況。
確定開標(biāo)工作人員。開標(biāo)工作人員，主要分為開標(biāo)前的工作人員、開標(biāo)工作人員和開標(biāo)后的工作人員。開標(biāo)前的工作人員，主要負(fù)責(zé)接收投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件和組織開標(biāo)活動，辦理開標(biāo)籌備過程中的有關(guān)準(zhǔn)備事宜；開標(biāo)工作人員，包括開標(biāo)人、唱標(biāo)人、監(jiān)標(biāo)人、記標(biāo)人，主要負(fù)責(zé)開標(biāo)過程中與開標(biāo)有關(guān)的各項(xiàng)工作，如開啟投標(biāo)文件、宣讀投標(biāo)報價、監(jiān)督開標(biāo)唱標(biāo)、記錄開標(biāo)過程的有關(guān)情況等；開標(biāo)后的工作人員，主要負(fù)責(zé)收集與開標(biāo)有關(guān)的文件資料和開標(biāo)的后續(xù)工作以及與評標(biāo)委員會進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，負(fù)責(zé)與有關(guān)方面的聯(lián)系等。對于這些人員，都必須提前確定，并通知到本人。工作人員確定以后，還應(yīng)明確每個人的職責(zé)分工和相關(guān)責(zé)任以及在各個工作階段所承擔(dān)的具體任務(wù)。如有必要，應(yīng)召集相關(guān)工作人員，召開工作人員預(yù)備會，由主持人對其進(jìn)行必要培訓(xùn)，進(jìn)一步明確并落實(shí)各自的工作任務(wù)和相關(guān)責(zé)任。
確定評標(biāo)工作人員。評標(biāo)工作人員，主要是在評標(biāo)過程中為評委會的評標(biāo)提供服務(wù)，負(fù)責(zé)傳遞、收集、整理與評標(biāo)有關(guān)的文件、資料，記錄評標(biāo)過程的有關(guān)情況，匯總、審核評標(biāo)結(jié)果，辦理評委會交辦的與評標(biāo)工作有關(guān)的其它事項(xiàng)，并負(fù)責(zé)招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)與評委會之間、評委會與投標(biāo)供應(yīng)商之間的聯(lián)系和聯(lián)絡(luò)，辦理各項(xiàng)聯(lián)系和聯(lián)絡(luò)事務(wù)。評標(biāo)工作人員可根據(jù)評委會成員人數(shù)和評標(biāo)工作的需要確定，其原則是既能保證評標(biāo)工作的需要，確保評標(biāo)順利進(jìn)行；又要適當(dāng)控制人數(shù)，確保評標(biāo)工作在相對保密的情況下進(jìn)行，避免評標(biāo)工作受到人為干擾。通知采購人代表參加開標(biāo)。在開標(biāo)時，采購人應(yīng)派代表參加，有些地方還邀請采購人的單位領(lǐng)導(dǎo)及其紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu)的人員參加，同時還應(yīng)要求采購人單位的代表和項(xiàng)目經(jīng)辦人參加，對采購人單位應(yīng)參加開標(biāo)的人員，應(yīng)在開標(biāo)前通知到采購人單位，由采購人單位通知到本人，特殊情況下可在征得采購人單位同意的情況下直接通知到本人，要求其按時參加開標(biāo)。對于招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)辦人需要參加開標(biāo)的，也應(yīng)提前通知到本人。
邀請監(jiān)督單位及監(jiān)督人員。開標(biāo)及評標(biāo)，須有監(jiān)督單位及其代表參加，并進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。政府采購的監(jiān)督單位主要是政府采購監(jiān)管機(jī)構(gòu)和同級行政監(jiān)察機(jī)關(guān)，這些部門、單位有義務(wù)也有責(zé)任對政府采購活動實(shí)施監(jiān)督，對政府采購活動實(shí)施監(jiān)督是法律法規(guī)賦予他們的職責(zé)。在開標(biāo)前，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)將招標(biāo)項(xiàng)目的基本情況和實(shí)施情況以書面方式告知他們，并將開標(biāo)時間、地點(diǎn)通知給他們，邀請他們屆時派員到現(xiàn)場進(jìn)行全程監(jiān)督。有的地方，還要求對開標(biāo)過程實(shí)施法律監(jiān)督，如有必要，可申請檢察機(jī)關(guān)或者公證機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督，如要進(jìn)行法律監(jiān)督，則必須在開標(biāo)前向檢察機(jī)關(guān)和公證機(jī)關(guān)提出邀請，請他們屆時派員進(jìn)行監(jiān)督。有的地方還試行義務(wù)監(jiān)督員監(jiān)督制度或者行風(fēng)評議督察員監(jiān)督制度，如有這種制度和要求，則可根據(jù)需要和可能，通知義務(wù)監(jiān)督員和督察員到現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。
預(yù)計(jì)有可能參加開標(biāo)的供應(yīng)商代表。按照一般慣例，參與投標(biāo)的供應(yīng)商須派代表參加開標(biāo)儀式，這也是招標(biāo)文件對參加投標(biāo)的供應(yīng)商的基本規(guī)定。但是，供應(yīng)商參加開標(biāo)的人員和人數(shù)是不確定的。按理說，提出投標(biāo)響應(yīng)、購買了招標(biāo)文件的供應(yīng)商都有可能派員參加開標(biāo)儀式，但也有的供應(yīng)商雖然提出了響應(yīng)也購買了招標(biāo)文件，但有可能因故放棄投標(biāo)，或者已經(jīng)準(zhǔn)備投標(biāo)但卻臨時改變而不參加投標(biāo)，不能參加投標(biāo)也就不可能參加開標(biāo)。這就要求對參加投標(biāo)的供應(yīng)商及其人員作出預(yù)測，預(yù)計(jì)有可能參與投標(biāo)并能參加開標(biāo)儀式的潛在供應(yīng)商，并確定出參加開標(biāo)儀式或者開標(biāo)會的供應(yīng)商代表的準(zhǔn)確人員，以提前做好接待工作。如有必要，可在開標(biāo)前的某一個時間（最好是在開標(biāo)的前一天）以電話或者傳真方式，向已經(jīng)購買了招標(biāo)文件的供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)，以確定其是否能參加投標(biāo)并是否能參加開標(biāo)儀式，以及有可能前來參加開標(biāo)儀式的人員構(gòu)成及其確切人數(shù)。值得注意的是，預(yù)測或者確認(rèn)參加投標(biāo)以及開標(biāo)的供應(yīng)商及其代表，應(yīng)當(dāng)在相對保密的情況下進(jìn)行，以防因此而泄露投標(biāo)供應(yīng)商的相關(guān)信息。
會務(wù)準(zhǔn)備
開標(biāo)，要舉行開標(biāo)儀式，或者稱為開標(biāo)大會，其形式和會議相似，是公務(wù)會議或者商務(wù)會議的一種。因?yàn)殚_標(biāo)與舉辦會議相同，而會議的舉辦有一些不確定因素，所以在開標(biāo)前要按照籌辦會議的辦法，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，也就是要做好開標(biāo)前的會務(wù)準(zhǔn)備。一般來說，開標(biāo)前的會務(wù)準(zhǔn)備主要應(yīng)做好會場、用品以及其它相關(guān)準(zhǔn)備工作